Dla wielu firm B2B kontakt z nowymi przedsiębiorcami to nie tylko codzienna potrzeba, ale i realna szansa na rozwój biznesu. Niezależnie od tego, czy posiadasz własną bazę kontaktów, korzystasz z publicznych rejestrów takich jak CEIDG, KRS, REGON, czy kupujesz gotowe bazy danych – ważne jest, aby kontaktować się z potencjalnymi klientami w sposób zgodny z prawem.

Poniżej znajdziesz praktyczny poradnik, który pokaże Ci, jak zgodnie z RODO oraz polskimi przepisami (UŚUDE i PKE) nawiązywać relacje handlowe z przedsiębiorstwami – bez ryzyka i z korzyścią dla Twojej marki.

Krok 1: Zweryfikuj legalność źródła danych

Zanim wykonasz jakikolwiek ruch:

• Sprawdź dokładnie, skąd pochodzą dane (czy to CEIDG, REGON, KRS, formularze online, targi).
• W przypadku zakupu bazy, koniecznie dowiedz się, czy sprzedawca pozyskał dane zgodnie z prawem.
• Warto pamiętać, że jako kupujący stajesz się administratorem danych – dlatego to Ty ponosisz odpowiedzialność za ich przetwarzanie.

Krok 2: Wybierz podstawę prawną przetwarzania danych (RODO art. 6)

W tym zakresie masz do wyboru:

• Zgodę osoby – musi być świadoma, konkretna, udzielona na rzecz Twojej firmy. Jednakże w gotowych bazach praktycznie nie występuje.
• Uzasadniony interes administratora – na przykład marketing własnych produktów. Możesz go zastosować, jeśli wykonasz test równowagi i jednocześnie uszanujesz prawo do sprzeciwu.

Przykład: Gdy przetwarzasz dane przedsiębiorcy z CEIDG w celu przedstawienia swojej oferty, działasz wprawdzie w ramach uzasadnionego interesu, ale nie możesz jeszcze wysłać oferty – ponieważ najpierw musisz spełnić obowiązek informacyjny i uzyskać zgodę na kontakt handlowy.

Krok 3: Spełnij obowiązek informacyjny (RODO art. 14)

Każda osoba z bazy musi zostać poinformowana o tym:

• kto przetwarza jej dane,
• w jakim celu to się dzieje,
• z jakiego źródła je pozyskano,
• na jakiej podstawie prawnej odbywa się przetwarzanie,
• jakie przysługują jej prawa (w tym prawo do sprzeciwu).

Do najbezpieczniejszych rozwiązań należą:

• wysłanie osobnej wiadomości e-mail (bez oferty!),
• przekazanie listu tradycyjnego z klauzulą informacyjną,
• a także umieszczenie rozszerzonej polityki prywatności na stronie internetowej.

Krok 4: Uzyskaj zgodę na kontakt marketingowy

Zgodnie z polskim prawem:

• E-mail z ofertą do osoby fizycznej (np. JDG) wymaga uzyskania zgody.
• Podobnie telefon z ofertą również wymaga wcześniejszej zgody.

Bez zgody natomiast możesz kontaktować się wyłącznie:

• z osobami prawnymi (np. spółka z o.o.),
• i to tylko na ogólne adresy firmowe (np. kontakt@firma.pl).

Jak zatem zdobyć zgodę?

Możesz napisać przykładowo: „Dzień dobry, pozyskaliśmy dane kontaktowe z rejestru CEIDG. Czy w związku z tym możemy przesłać ofertę naszej firmy?” Pamiętaj przy tym, aby nie dołączać jeszcze oferty. Dopiero kiedy odbiorca wyrazi zgodę – wtedy rozpocznij działania marketingowe.

Krok 5: Dostosuj kontakt do formy prawnej odbiorcy

• JDG (osoba fizyczna prowadząca działalność) objęta jest pełną ochroną danych osobowych, podobnie jak konsument.
• Z kolei spółki prawa handlowego (z o.o., S.A., jawne) dają Ci więcej swobody, jednak nadal nie możesz nadużywać danych osobowych pracowników.

Krok 6: Zadbaj o profesjonalny sposób kontaktu

• Unikaj spamowania – pierwszy kontakt powinien zawierać wyłącznie informację i pytanie o zgodę.
• Staraj się personalizować wiadomości, ale bez efektu inwigilacji – opieraj się na danych dostępnych publicznie.
• Zawsze umożliwiaj odbiorcy rezygnację, dodając formułę: „Jeśli nie chcesz otrzymywać więcej wiadomości, prosimy o informację zwrotną.”

Krok 7: Dokumentuj wszystkie działania

Zgodność z przepisami to jedno – natomiast udowodnienie tej zgodności to drugie zagadnienie:

• Systematycznie zachowuj e-maile z klauzulami i zgodami,
• Dokładnie notuj momenty zgód i sprzeciwów,
• Przechowuj także dane w uporządkowany sposób zgodny z zasadą rozliczalności RODO.

Podsumowanie: Legalny kontakt B2B w praktyce

1. Na początku dokładnie sprawdzaj źródło danych.
2. Następnie spełnij obowiązek informacyjny RODO.
3. Po tym etapie zadbaj o zgodę na kontakt (jeśli jest wymagana).
4. Kontaktuj się świadomie – dostosowując treść do odbiorcy.
5. Na koniec zachowuj porządek i dokumentację – na wypadek kontroli.

Takie podejście nie tylko chroni Cię pod względem prawnym – lecz także sprawia, że jesteś postrzegany jako profesjonalista.

🔍 Jeśli chcesz dotrzeć do przedsiębiorstw z wybranej lokalizacji, branży, formy prawnej, czasu istnienia, statusu działalności czy konkretnych kodów PKD – warto skorzystać z naszego kreatora rekordów dostępnego na stronie: https://infosector.pl/nowa-baza-firm/.

Nasze bazy danych bazują na publicznych rejestrach takich jak CEIDG, REGON czy KRS, a ponadto zawierają aktualne dane firm z całej Polski. Jest to wygodne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy pragną precyzyjnie trafiać do firm z konkretnych nisz, aby skutecznie rozwijać swój biznes.

Powyższy artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. Stan wiedzy aktualny na dzień 12.04.2025.